Deze privacyverklaring is bedoeld om op een eenvoudige en heldere manier uit te leggen welke persoonsgegevens het Documentatiecentrum Stelling van Amsterdam (het Documentatiecentrum) over u verzamelt en hoe we deze verwerken.

Voor wie is deze verklaring bedoeld?

Deze privacyverklaring is bedoeld voor belanghebbenden, vrijwilligers, onderzoekers en/of bedrijven die contact hebben met het Documentatiecentrum (bijvoorbeeld voor de aanvraag van een boek of informatie), voor bezoekers (waaronder leveranciers) van een van de locaties van het Documentatiecentrum en bezoekers van onze websites.

Wat zijn persoonsgegevens?

Met persoonsgegevens bedoelen we alle informatie die ons iets vertelt over u of die we aan u kunnen koppelen. Dit kan informatie zijn die direct over u gaat zoals uw naam, of naar u te herleiden is zoals uw telefoonnummer.
Persoonsgegevens van overleden personen worden ook door ons verwerkt, maar deze vallen niet over de privacy-wetgeving en worden in deze verklaring niet genoemd.

Wat is een verwerking?

Met verwerken bedoelen we alle handelingen die we met uw persoonsgegevens kunnen doen zoals het verzamelen, bewaren, vastleggen, aanpassen, bekendmaken, doorgeven of verwijderen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de soort verwerking kunnen wij de volgende persoonsgegevens van (levende) personen verwerken:

  • Contactgegevens (NAW-gegevens, e-mail, telefoon, geboortedatum/geboorteplaats);
  • FinanciĆ«le gegevens (bankrekeningnummer);
  • Identificatienummer (IP-adres);
  • Beeldmateriaal (fotoā€™s en videoā€™s).

Persoonsgegevens van belanghebbenden, donateurs, abonnees en deelnemers worden gescheiden bewaard en zijn niet aan elkaar gekoppeld.

Waarom verwerken wij deze persoonsgegevens?

Het Documentatiecentrum verwerkt uw persoonsgegevens voor de uitvoering van de binnen haar missie en doelstelling passende taken op het gebied van onderzoek, studie en informatie met betrekking tot militair erfgoed. Daarnaast verwerken wij uw persoonsgegevens voor onze interne bedrijfsvoering en beveiliging als u ons bezoekt. Zo wordt er een bezoekers- en deelnemersadministratie bijgehouden.

Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor medewerkers die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie of opdracht.

Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?

In de meeste gevallen verstrekt u uw persoonsgegevens zelf aan het Documentatiecentrum. Dat is niet altijd het geval. Wij kunnen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld ook ontvangen van:

  • Handelsregister van de Kamer van Koophandel,
  • Basisregistratie Kadaster,
  • CBG Centrum voor Genealogie,
  • Archiefdiensten,
  • Samenwerkende organisaties,
  • openbare bronnen.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

In het kader van de uitvoering van onze taken kunnen wij uw gegevens ook delen met andere organisaties. Afhankelijk van de verwerking kunnen wij uw gegevens delen met:

  • Organisaties en personen waarmee de doelstellingen geheel of gedeeltelijk overeenkomen,
  • Overheidsinstanties (wo. waterschap, gemeente, provincie, rijk, politie, justitie).

Wij doen dit alleen als hier een wettelijke grondslag voor is of u daar toestemming voor heeft gegeven. Op de websites van deze organisaties kunt u door middel van de privacyverklaring zien op welke wijze zij uw persoonsgegevens verwerken.
Bij de uitvoering van onze taken kunnen wij gebruik maken van diensten van derden. Dit kan zijn door externe krachten die wij inhuren om ons te ondersteunen bij het uitvoeren van onze taken, door externe partijen waaraan wij onze taken (deels) hebben uitbesteed of in samenwerkingsverbanden waarbinnen wij taken in samenwerking met andere partijen uitvoeren. Als wij dit doen, dan maken wij met deze derden goede afspraken over de verwerking van persoonsgegevens, bijvoorbeeld door het sluiten van een verwerkersovereenkomst.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden na afronding van de verwerking verwijderd. Voor de meeste bepaalde soorten persoonsgegevens dienen wij te voldoen aan de Archiefwet.
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de goede uitvoering van onze taken en het naleven van wettelijke verplichtingen. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de gegevens en het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

Verwerken wij uw gegevens ook in landen buiten de Europese Unie?

Wij geven uw gegevens niet door aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij adequate beveiligings- en privacy-maatregelen zijn getroffen.

Doen wij ook aan profilering?

Met profilering wordt de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens bedoeld, waarmee bijvoorbeeld gedrag wordt geƫvalueerd en geprobeerd dit te voorspellen. Het Documentatiecentrum maakt geen gebruik van profilering.

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Binnen het Documentatiecentrum maken wij gebruik van systemen en standaarden om uw persoonsgegevens te beschermen. Deze systemen en standaarden passen wij regelmatig aan om te voldoen aan nieuwe regelgeving en ontwikkelingen in de markt.
Naast technische beveiligingsmaatregelen zoals het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles op computersystemen, hebben medewerkers een geheimhoudingsplicht en wordt toegang tot persoonsgegevens alleen gegeven aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn. Bij het bepalen van de maatregelen wordt steeds gekeken naar de huidige stand van de techniek en wordt de beveiliging daarop aangepast.

Cookies

Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat door een website op de harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer door de website opgevraagd worden. Cookies worden gebruikt om een website technisch optimaal te laten functioneren en dragen bij aan een prettige gebruikerservaring. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van uw browser.

Wij maken op onze websites alleen gebruik van technische cookies waarvoor geen toestemming hoeft te worden gevraagd.

Wie is de Functionaris gegevensbescherming?

Het Documentatiecentrum heeft door de geringe omvang geen aparte Functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld.

Uw rechten

U heeft een aantal rechten ten opzichte van ons omdat wij uw persoonsgegevens verwerken:

  • U heeft recht op inzage van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
  • U heeft recht op informatie over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.
  • U heeft recht op correctie of aanvulling van uw persoonsgegevens.
  • U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen.
  • U heeft het recht om minder persoonsgegevens te laten verwerken.
  • U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • U heeft het recht ons te verzoeken uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm aan u over te dragen.
  • U kunt bezwaar maken tegen geautomatiseerde individuele besluitvorming.

Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u bij het Documentatiecentrum een verzoek indienen. Het Documentatiecentrum behandelt uw verzoek binnen vier weken. Hoe specifieker u bent bij de aanvraag, des te beter wij uw vraag kunnen behandelen. U kunt uw verzoek indienen door contact met ons op te nemen.
Wij moeten daarbij wel kunnen nagaan of de juiste persoon het verzoek doet. U kunt namelijk alleen uw rechten uitoefenen met betrekking tot uw eigen persoonsgegevens. Het is daarom mogelijk dat wij u verzoeken u bij het Documentatiecentrum te komen legitimeren.

Klacht indienen

Heeft u een klacht of vermoed u dat uw persoonsgegevens zijn gelekt? Meld dit dan direct door contact met ons op te nemen.
Indien u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Geplaatst op 3 januari 2021.
Laatst gewijzigd op 31 januari 2021.